Překvapivá souvislost mezi prací po pracovní době a sníženou produktivitou

Jak trávíte čas v práci a kolik vás to stojí? Index pracovní síly společnosti Slack, založený na odpovědích z průzkumu mezi více než 10 000 pracovníky po celém světě, odhalil nové skutečnosti o tom, jak by si zaměstnanci měli strukturovat svůj pracovní den, aby se maximalizovala jejich produktivita a posílila pohoda a spokojenost v práci.

Mezi hlavní závěry Indexu patří:

• Zaměstnanci, kteří se na konci pracovního dne odhlásí od pracovních komunikačních nástrojů, dosahují o 20 % vyšší produktivity než ti, kteří cítí povinnost pracovat i po pracovní době.
• Vyčlenění času na přestávky během pracovního dne zvyšuje produktivitu a pohodu zaměstnanců, a přesto polovina všech zaměstnanců tvrdí, že dodržují přestávky jen zřídka nebo nikdy.
• Pracovníci v průměru uvádějí, že ideální doba pro soustředění je přibližně čtyři hodiny denně, přičemž více než dvě hodiny denně na schůzkách jsou kritickým bodem, kdy se většina pracovníků cítí schůzkami přetížena.
• Tři ze čtyř zaměstnanců uvádějí, že pracují v době od 15 do 18 hodin, ale pouze jeden ze čtyř považuje tuto dobu za vysoce produktivní.

Po celá desetiletí byly přesčasy mnohými považovány za známku tvrdé práce a produktivity, dokonce za znak výjimečnosti. Nový výzkum společnosti Slack však ukazuje, že navzdory tomuto dlouhodobému vnímání je práce po pracovní době častěji spojena s nižší úrovní produktivity – a může být varovným signálem, že je zaměstnanec zavalen příliš mnoha úkoly a potřebuje pomoc s určením priorit a vyvážením času.

Nejnovější výsledky průzkumu Index pracovní síly, kterým společnost Slack oslovila více než 10 000 kancelářských zaměstnanců, ukazují, že rozdíl v produktivitě závisí na tom, co pracovníky vede k tomu, aby pracovali dlouho do noci nebo naopak velmi brzy ráno. Přibližně dva z pěti kancelářských pracovníků (37 %) se alespoň jednou týdně přihlašují mimo standardní pracovní dobu své firmy a více než polovina (54 %) těchto pracovníků tvrdí, že je to proto, že se k tomu cítí být nuceni, a nikoli proto, že by se tak sami rozhodli.

Zaměstnanci, kteří se cítí povinni pracovat po pracovní době, vykazují o 20 % nižší produktivitu než ti, kteří se na konci standardní pracovní doby věnují výhradně osobním záležitostem. Uvádějí také, že mají:

• 2,1x vyšší stres spojený s prací
• 1,7x nižší spokojenost s celkovým pracovním prostředím.
• 2x vyšší počet případů pracovního vyhoření

Zaměstnanci, kteří se cítí být nuceni pracovat po pracovní době, vykazují o 20 % nižší produktivitu během celého dne.

Obě skupiny uvádějí, že přibližně 70 % času stráveného prací je produktivní – což je známka toho, že ti, kteří pracují navíc, vynakládají stejné úsilí jako jejich kolegové – ale ti, kteří pracují po pracovní době, o 50 % častěji uvádějí, že jejich produktivita je omezena konkurujícími si prioritami, než těch, kteří pracují standardní pracovní dobu.

Na druhou stranu zaměstnanci, kteří pracují mimo standardní pracovní dobu z vlastního rozhodnutí, aby se lépe přizpůsobili svému rozvrhu nebo aby se věnovali svým osobním ambicím, neuvádějí žádné negativní dopady, a dokonce se jim mírně zlepšily výsledky v oblasti zdraví a produktivity.

„Již dlouho se v mnoha aspektech práce zaměřujeme na kvantitu místo kvality – od toho, jak trávíme čas, až po to, jak definujeme produktivitu. Neustálý pocit, že musíte něco dohánět, škodí zaměstnancům i firmám. Podtrhuje to důležitost budování kultury důvěry, v níž se zaměstnanci cítí dostatečně bezpečně na to, aby se ozvali, když potřebují pomoci s určením priorit, a aby měli v pracovním dni správně vyvážený čas na dokončení práce,“ říká Christina Janzer, SVP výzkumu a analýzy a vedoucí laboratoře Workforce Lab, Slack.

Pokud jde o produktivitu, nejde o množství času stráveného prací, ale o jeho kvalitu

Výsledky Indexu pracovní síly ukazují, že značná část pracovníků po celém světě má problém s nalezením rovnováhy mezi pracovním časem a volnem, přičemž různé úrovně pracovních pozic se s tímto problémem potýkají různě.

Více než jeden ze čtyř pracovníků (27 %), včetně více než poloviny (55 %) vedoucích pracovníků, tvrdí, že tráví příliš mnoho času na poradách. Podobný podíl (25 %) všech pracovníků, včetně 43 % vedoucích pracovníků, tvrdí, že tráví příliš mnoho času vyřizováním elektronické pošty.

Každý pátý zaměstnanec (20 %) nemá dostatek času na navázání kontaktů se spolupracovníky, přičemž tento problém se nejvíce projevuje u mladších zaměstnanců.

Z výsledků průzkumu vyplývá alarmující skutečnost, že mnoho pracovníků na všech úrovních plní své každodenní úkoly bez jakýchkoli přestávek: Polovina (50 %) dotázaných pracovníků uvedla, že si během pracovního dne dělají přestávky jen zřídka nebo vůbec. U těchto pracovníků je 1,7x vyšší pravděpodobnost, že budou trpět syndromem vyhoření.

Jejich protějšky, které si dopřávají přestávky, naopak vykazují o 62 % vyšší skóre v oblasti rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, o 43 % vyšší schopnost zvládat stres a úzkost, o 43 % vyšší celkovou spokojenost a – což je možná překvapivé – o 13 % vyšší skóre v oblasti produktivity.

„Proč jsme všichni uvěřili, že jsme produktivnější, když jsme stále v provozu, a že musíme vyhořet, abychom uspěli? Vychází to z první průmyslové revoluce, kdy jsme začali uctívat stroje. Cílem strojů je minimalizovat prostoje. Pro lidský operační systém však přestávky nejsou chybou, ale vlastností. Elitní sportovci vědí, že zotavení je součástí špičkového výkonu. Přestávky jsou násobitelem produktivity,“ okomentovala výsledky Arianna Huffington, zakladatelka a generální ředitelka společnosti Thrive Global.

Pracovníci, kteří si pravidelně dělají přestávky, mají o 13 % vyšší produktivitu.

Hlavní hodiny produktivity: Ať už jste ranní ptáče, nebo noční sova, odpolední propad je všudypřítomný

Průměrně 70 % času stráveného v práci je produktivních. Na otázku týkající se nejproduktivnějších hodin se odpovědi velmi liší, někteří pracovníci dávají přednost ránu a jiní večeru. Bez ohledu na jejich preference se však většina (71 %) kancelářských pracovníků shoduje na tom, že pozdní odpoledne je nejhorší dobou pro práci, přičemž produktivita klesá mezi 15. a 18. hodinou.

Zatímco tři ze čtyř pracovníků uvádějí, že pracují v době od 15 do 18 hodin, pouze jeden ze čtyř považuje tuto dobu za vysoce produktivní.

„Ukazuje to, že produktivita není lineární. Produktivita se projevuje nárazově v průběhu dne, ne nutně v předepsaných časových oknech a rozhodně ne osm hodin po sobě. Odpolední propad by neměl být vnímán jako špatná věc; pro mnoho pracovníků by to mohl být ideální čas na přestávku, která zvýší jejich celkovou produktivitu za celý den,“ vysvětluje Christina Janzerová, SVP výzkumu a analýzy a vedoucí laboratoře Workforce Lab, Slack.

Nejproduktivnější lidé používají strategie řízení času. Je 1,6x pravděpodobnější, že si budou blokovat čas na dokončení konkrétních úkolů, 1,7x pravděpodobnější, že budou kontrolovat e-maily pouze v určitou dobu, a 2,2x pravděpodobnější, že si nastaví časovač soustředění.

„Zlatá zóna“ pro práci: Jak vyvážit pracovní den, abyste optimalizovali svou produktivitu?

Přestože neexistuje univerzální plán, který by platil pro všechna odvětví, role a pracovní pozice, při podrobném zkoumání dat zjistíme, že se objevuje vzorec, jak připravit zaměstnance na úspěšné rozložení práce během dne.

Bez ohledu na pracovní úroveň výzkum ukazuje, že existuje „zlatá zóna“ pro ideální rovnováhu mezi časem na soustředění, časem na spolupráci, sociálním propojením a časem na odpočinek. Pracovníci uvádějí, že ideální doba soustředění je v průměru kolem čtyř hodin denně. Více než dvě hodiny denně na schůzkách jsou zlomovým bodem, kdy většina pracovníků říká, že na schůzkách tráví „příliš mnoho času“, přičemž podobný vzorec se objevuje na všech úrovních zaměstnání. Lidé, kteří tvrdí, že na schůzkách tráví příliš mnoho času, více než dvakrát častěji uvádějí, že nemají dostatek času na soustředění.

Naproti tomu asi 10 % pracovníků, nejčastěji mezi zaměstnanci s praxí kratší než jeden rok a mladšími 30 let, uvádí, že tráví příliš málo času na schůzkách, což je také spojeno se sníženým pocitem sounáležitosti a produktivity.

„Čas na soustředění, čas na spolupráci, spojení a odpočinek jsou jako makroživiny pracovního dne. Správná rovnováha vám dodá energii, kterou potřebujete k tomu, abyste pracovali co nejlépe. Tyto kritické složky naší práce nemůžeme posuzovat odděleně. Abychom byli co nejefektivnější, musíme si vytvořit prostor pro spolupráci a pro soustředěnou práci.“ říká David Ard, Senior Vice President of Employee Success, Slack a Salesforce.

Co zaměstnanci nejčastěji očekávají od umělé inteligence? Asistenci a automatizaci, aby se snížila jejich zátěž schůzemi a uvolnil se jim čas

Ačkoli řada kancelářských zaměstnanců bojuje s se správným nastavením rozložení práce během dne, mnozí jsou nadšeni potenciálem nástrojů umělé inteligence, které jim dávají větší kontrolu nad rovnováhou jejich času.

Převážná většina vedoucích pracovníků – 94 % – pociťuje určitou naléhavost začlenit umělou inteligenci do svých organizací, přičemž polovina vedoucích pracovníků uvedla, že cítí silnou potřebu. A přesto náš průzkum ukazuje, že zavádění AI je stále v plenkách – pouze každý pátý kancelářská zaměstnanec uvedl, že pro práci využívá nástroje AI.

Vzhledem k nízké míře reálného využití AI není překvapivé, že většina kancelářských zaměstnanců (více než 80 %) tvrdí, že nástroje umělé inteligence zatím nezvyšují jejich produktivitu práce. Očekávají však, že AI pomůže s jedním z největších problémů pracovního dne: schůzkami. Tři hlavní činnosti, u kterých zaměstnanci očekávají, že jim AI v budoucnu přinese největší užitek, jsou: 1) poznámky a rekapitulace schůzek 2) pomoc při psaní a 3) automatizace pracovních postupů.

„Lidé na všech úrovních práce mohou být šokováni, když zjistí, že více než dvě hodiny schůzek denně snižují produktivitu. Mnohým vedoucím týmů může připadat nereálné, aby se dnes snažili tohoto cíle dosáhnout. Ale právě v tomto případě by nejnovější generace nástrojů umělé inteligence mohla být záchranou. Asistent s umělou inteligencí, který by dokázal přesně shrnout zápisy ze schůzek a automatizovat běžné pracovní postupy, by mohl být klíčem, který nám uvolní čas a pomůže nám uvolnit rovnováhu, kterou potřebujeme k tomu, abychom byli úspěšní.“ dodala Christina Janzerová, SVP výzkumu a analytiky a vedoucí laboratoře Workforce Lab, Slack.

Metodika

Průzkum Index pracovní síly probíhal od 24. srpna do 15. září 2023 mezi 10 333 pracovníky v USA, Austrálii, Francii, Německu, Japonsku a Velké Británii. Průzkum provedla společnost Qualtrics a nebyl zaměřen na zaměstnance nebo zákazníky společnosti Slack nebo Salesforce. Respondenty byli všichni kancelářští pracovníci, definovaní jako zaměstnanci na plný úvazek (30 a více hodin týdně), kteří buď zastávají jednu z níže uvedených rolí, nebo uvedli, že „pracují s daty, analyzují informace nebo kreativně přemýšlejí“: výkonný management (např. prezident/partner, generální ředitel, finanční ředitel, C-suite), vyšší management (např. výkonný viceprezident, senior viceprezident), střední management (např. vedoucí oddělení/skupiny, viceprezident), nižší management (např. manažer, vedoucí týmu), vedoucí zaměstnanci (tj. osoby mimo management), kvalifikovaný kancelářský pracovník (např. analytik, grafik). Pro stručnost označujeme populaci účastníků průzkumu jako „kancelářské pracovníky“ nebo „kancelářské zaměstnance“.