Letní měsíce často znamenají pro firmy složité období. Přicházejí všemi netrpělivě očekávané dovolené, ovšem manažerům to často přináší starosti navíc. Podepisování smluv a schvalování faktur totiž většina českých firem stále vyřizuje ručním papírováním, které lze z chalupy či pláže vyřídit jen těžko. Přichází dilema: přerušit zasloužený odpočinek, nebo zdržet důležitý kontrakt? Existuje však
i třetí varianta: bezpapírová kancelář.
Bezpapírová neboli paperless řešení umožňují jednoduše vyřídit pracovní agendu – tedy podepisování smluv, schvalování faktur a další úkony, které se vážou na osoby s rozhodujícími pravomocemi a podpisovým právem – skutečně odkudkoliv. Stačí k tomu pouze mobil a v něm aplikace pro elektronický oběh dokumentů. To je v době dovolených velkou výhodu. „Způsob, jakým trávíme své volno, se za poslední roky dost změnil. Manažeři mají už dnes k dispozici celou řadu nástrojů, které jim dovolují plnohodnotně pracovat a řídit firmu, ať se zrovna nacházejí kdekoliv,“ vysvětluje Martin Vondrouš, expert na nové technologie společnosti Software602.
Schvalujte a podepisujte, kamkoliv se vydáte
Vedle datové schránky, jež ušetří cestu na úřady, nástrojů pro komunikaci, jako jsou Microsoft Teams, a různých CRM systémů existují dnes i komplexní platformy, v nichž lze řídit celou firmu – tedy řešit veškerou firemní administrativu a zpracovávat jakékoliv firemní dokumenty. „Tyto chytré aplikace představují vlastně přenosnou kancelář, jež se vám vejde do mobilu, tabletu nebo notebooku. Můžete díky ní plnohodnotně řídit chod firmy, třeba na pár kliknutí podepsat důležité dokumenty či je schválit, předat k dalšímu vyřízení nebo archivovat. A to klidně i z horské túry, když na to přijde,“ popisuje Martin Vondrouš.
U moderních platforem navíc odpadá starost s kompatibilitou jednotlivých řešení. „Některé aplikace, jako je například Sofa, umožňují podepsat na dálku smlouvy s klienty či dodavateli bez toho, aby museli stejnou aplikaci používat také. Jako manažer nebo obchodník se tak nemusíte bát, že by dovolená – ať už vaše nebo klienta – připravila firmu o lukrativní zakázku,“ doplňuje Vondrouš.
Chytrá aplikace místo v kufru nezabere
Nedávný průzkum Software602 však ukázal, že prvky bezpapírové kanceláře jsou cizí více než třetině českých firem. 4 z 10 takových firem pak důležité dokumenty tisknou a archivují v papírové podobě. V nejmenší míře paradoxně využívají bezpapírová řešení malé firmy do devíti zaměstnanců – bez papíru se neobejde 50 % těchto organizací. Právě u nich přitom může v období dovolených nastat největší problém se zastupitelností vedoucích pracovníků a manažerů s podpisovým právem.
Moderní aplikace, jako je například zmíněná Sofa, jsou interní systémy pro digitalizaci, do nichž mají zaměstnanci přístup na základě různých úrovní oprávnění. V praxi to může vypadat tak, že zatímco jeden pracovník dokumenty připraví, manažer je může i během dovolené schvalovat, podepisovat a posílat mimo firmu zákazníkům, partnerům či dodavatelům. Díky tomu se už nemusíte děsit návratu do kanceláře a stolu plného dokumentů ke schválení a podpisu, které netrpělivě čekají na vyřízení.
Lepší workflow oceníte nejen v létě
Nově lze v Sofě snadno spravovat také dokumenty, s nimiž musí být pracovníci seznámeni (třeba BOZP) či připravit smlouvy k hromadnému podpisu a schválení. Velmi praktickou funkcionalitou je pak možnost spravovat v aplikaci účtenky, které digitalizujete vyfocením na mobilní telefon, a následně odešlete ke schválení či evidenci. Takové zpracování účtenky je až o 40 % rychlejší. Efektivnější práci ocení tak nejen manažeři, ale i pracovníci HR nebo backoffice. Ti všichni totiž mohou vyřizovat nezbytnou agendu, odkudkoliv budou potřebovat. Využíváte-li Microsoft 365, můžete jeho služby s aplikací Sofa prakticky provázat.
Přehled o všem kdykoliv a kdekoliv je výhodou bezpapírové kanceláře, kterou oceníte nejen v období dovolených. Aplikace Sofa archivuje veškeré dokumenty, v nichž je pak velmi snadné vyhledávat pomocí klíčových slov (fulltext) nebo chronologicky. V případě potřeby tak rychle zkontrolujete údaje v dokumentech třeba při čekání na letišti, a zaženete brouky v hlavě dřív, než vás kapitán přivítá na palubě.
