Město Ostrov je moderním rezidenčním městem se 16 000 obyvateli v sousedství Karlových Varů. Součástí instalace komplexního řešení evidence, oběhu a ukládání elektronických dokumentů v souladu se specifickými legislativními nařízeními v 11 příspěvkových organizací zřizovaných Městem Ostrov je i zaškolení administrátorů a uživatelů systému a následné poskytování služeb technické podpory.
Legislativní povinnosti pro školy
Přijetím zákona DEPO a novelizací archivního zákona se již brzy zruší možnost vedení spisové služby v listinné podobě. Tento proces musí probíhat v souladu s požadavky řady dalších právních předpisů upravujících zejména zpracování a ochranu osobních údajů, provoz informačních systémů veřejné správy či kybernetickou bezpečnost. Už z tohoto výčtu je zřejmé, že školy nečeká k 1. 1. 2026 jen pouhá výměna listin za digitální dokumenty. Cílem změn je postupný přechod k výkonu působnosti v elektronických systémech.
Systém elektronické spisové služby Ginis v edici pro školská zařízení plní veškeré nároky aktuálně platné legislativy i jednoduchost provozu. Ginis umožňuje automatizovat řadu rutinních administrativních činností pracovníků škol, mimo jiné i obsluhu datové schránky nebo propojení s ekonomickými agendami, díky čemuž se zjednoduší správa i následná skartace ekonomických dokladů. Ginis nabízí řadu funkcí spojených se správou digitálních dokumentů podle evropského nařízení eIDAS včetně elektronických podpisů. Organizace se přitom může rozhodnout, jestli bude systém provozovat na svém vlastním hardwaru nebo v cloudu MS Azure.
Spisovka GINIS nejen pro školy
Systém elektronické spisové služby Ginis SSD je vhodný pro jakýkoliv typ příspěvkové organizace. Nutnost pořízení systému eSSL ve školských zařízeních tak může být pro zřizovatele příspěvkových organizací příležitostí, jak nákladově efektivně vyřešit problémy i dalších jimi zřizovaných organizací, které se stejně jako školy potýkají s nárůstem digitálních dokumentů, a elektronickou spisovou službu pro ně výhodně pořídit v rámci jednoho projektu.
„Motivací pro zavedení elektronické spisové služby pro nás byl blížící se termín 1. 1. 2026, od kterého nám legislativa ukládá povinnosti vést elektronickou spisovou službu pro školská zařízení. V rámci výrazné úspory zdrojů jsme se rozhodli implementovat stejné řešení pro všechny naše příspěvkové organizace současně,“ řekl David Hanakovič, starosta Města Ostrov. „Od řešení společnosti Gordic si slibujeme nejen splnění legislativní povinnosti, ale i to, že software a s ním spojená podpora ze strany dodavatele pomůže pracovníkům v našich organizacích pracovat s dokumenty jednotně a metodicky správně.
„Spisová služba Ginis v edicích Education je šitá na míru školským zařízením, kterým umožňuje spravovat dokumenty v jednoduchém a uživatelsky přívětivém prostředí. Potřebují k tomu pouze internetový prohlížeč. Námi speciálně připravený licenční balíček obsahuje vše, co škola může ke své činnosti potřebovat. Zároveň nyní testujeme integraci s nejpoužívanějším školským systémem Bakaláři, která školám usnadní celý proces přijímacího řízení nebo zápisu,“ řekl Vladimír Přech, ředitel obchodně právní sekce společnosti Gordic.
